Cashflow and general cost controlling / management for the construction building industry with Kocon software  for MICROSOFT EXCEL or ORACLE 8.0 - fischersoft® is the Controlling specialist for the microsoft Excel based software line KoCon the management information system for the steering of building  projects and cost control from construction costs ref. to the german  RBBau and cost calculation to DIN276 or AKS85 (inclusive KBK road construction measures) with  DIN 276 payment output book, HOAI option, Project plan, central discharge, generation of bar graph, date monitoring, prognosis and budget control. Software development  f. ground construction foundation engineering building industry.
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Pressestimmen

Auf den nächsten Seiten geben wir Presseveröffentlichungen aus folgenden Fachzeitschriften wieder:

Computer Spezial -
Bundesbaublatt -
DAB Deutsches Architektenblatt -
Baumeister -

Instrumente für zeitgemäße Projekt-Kostenkontrolle

aus Computer Spezial III/94

1. Situation der Kostenkontrolle in den öffentlichen Bauverwaltungen
Projektbezogene Kostenkontrolle ist seit jeher ein Stiefkind in den öffentlichen Bauverwaltungen. Die Bemühungen, über manuelle Verfahren eine Vereinheitlichung zu erreichen und den bestehenden Widerspruch zwischen der DIN 276 und denErfordernissen einer auftragsbezogenen Kostenkontrolle aufzulösen, sind unübersehbar.Gleichwohl sind die manuellen Verfahren nach wie vor sehr zeitaufwendig und gerade bei größeren Projekten gelingt eine aktuelle Information der Projektleitung selten. Auch sind die Methoden und Kenntnisse der freischaffenden Partner der Bauverwaltung hinsichtlich Kostenkontrolle sehr verschiedenartig und zum Teil lückenhaft. Einheitliche Standards existieren nicht, ein EDV-Einsatz erfolgt sporadisch.

2. Manuelles Verfahren gemäß RBBau
Mit der vor einigen Jahren erfolgten Einführung der auftragsbezogenen Kostenkontrolle gemäß den Mustern 22, 23 und 24 der Richtlinien für Bauten des Bundes im Zuständigkeitsbereich der Finanzbauverwaltungen (RBBau) wurde erstmals ein vereinheitlichtes Verfahren der Kostenkontrolle im Bereich der öffentlichen Bauverwaltungen normiert. Es geht aus von der Umsetzung der grundlegenden Diskrepanz der Kostenberechnung nach DIN 276 zu der Bildung von Auftragspaketen nach der historisch gewachsenenen Gewerkestruktur von Baugewerbe und -Industrie über eine Umschlüsselung von Kostengruppen zu Auftragspaketen = Kostenkontrolleinheiten. Nicht der Ansatz je Kostengruppe der DIN 276 ergibt die Teilbudgets des Gesamtbudgets sondern die Summe, die sich aus der gewerkebezogenen Umschlüsselung der Kostenberechnung ergibt. Bis zum Projektende ist diese Größe die einzig wesentliche für die Kostenkontrolle. Die Buchung im Bauausgabenbuch nach DIN 276 erfolgt hiervon unabhängig.

Diese Umsetzung erfolgt im Muster 22. Die Summe der Kostenberechnung und die Summe der gebildeten Kostenkontrolleinheiten müssen gleich sein, die Anzahl der Kostenkontrolleinheiten soll der Anzahl der zu erteilenden Aufträge entsprechen.

Der Einzelauftrag selbst wird in jeweils einem eigenen Muster 23 wie in einer Karteikarte verwaltet: Budget, Aufträge, Zahlungen, Nachtragsaufträge und Schlußzahlung werden hier vermerkt. Besonders wichtig und für das Informationsergebnis der Kostenkontrolle entscheidend ist die laufende Fortschreibung der zu erwartenden Abrechnungssumme: in dieser Zahl spiegeln sich die Unwägbarkeiten und die Abläufe auf der Baustelle wider und es müssen hier Massenmehrungen, noch nicht schriftlich, aber mündlich erteilte Nachtragsaufträge usw. aufsummiert werden. Hier ist das Können und der solide Informationsstand des vor Ort tätigen Projektleiters und der Fachbauleiter gefragt.

Im Muster 24 werden die Kostenkontrolleinheiten zusammengefaßt zum Projektergebnis, wobei sich im optimalen Fall auftretende Mehr- und Minderkosten in Einzelgewerken gegeneinander aufheben.

Nun ist der Gedanke, Kostenkontrolle durch Bildung von Teilbudgets zu verbessern, nicht neu. Eine Schwäche des Verfahrens ist der Prozeß der Umschlüsselung, der abhängig von der Basis der Kostenberechnung unterschiedlich genau erfolgt: Ist die Kostenberechnung gewerkebezogen aufgebaut, wird die Umschlüsselung in Auftragspakete leicht fallen - ist sie auf der Basis von flächen- oder raumbezogenen Richtwerten erstellt, kann nur über statistische Kennwerte mit z.T. unzureichender Einzelgenauigkeit umgeschlüsselt werden. Das Verfahren selbst kann falsche oder ungenaue Eingaben nicht korrigieren - es gilt, wie für jede Methode der Kernsatz "garbage in - garbage out" auf deutsch: "gib Müll hinein - kommt Müll heraus". Die Methode ersetzt also nicht den qualifizierten Projektleiter, der das Auftragsgeschehen aufmerksam überwacht und die Einhaltung der vertraglichen Bedingungen hierzu durchsetzt. Daher können auch von ihrem Einsatz keine Wunder erwartet werden. Methodik erzeugt und erfordert allerdings Disziplin der Arbeit und kann daher auch hier hilfreich sein.

3. die Idee: Umsetzung auf Microsoft Excel 1:1
Der Rechenaufwand bei 60-80 Kostenkontrolleinheiten in der Aufsummierung von Aufträgen, Nachträgen, Abschlags- und Schlußzahlungen und das Übertragen der Angaben aus dem Muster 22 in die Muster 23 und von dort in das Muster 24 ist bei manueller Ausführung relativ groß. Eine tägliche Durchführung bzw. nach jeder Buchung ist ohne erheblichen Personaleinsatz kaum möglich.

Das Tabellenkalkulationsprogramm Microsoft Excel ist in der öffentlichen Verwaltung stark verbreitet. Als Universalwerkzeug für Berechnungen aller Art zählt es zur Standardausstattung vieler Arbeitsplätze und eignet sich durch seine umfangreichen Optionen zur Makroprogrammierung als Basis für die zügige Entwicklung auch relativ komplexer Anwendungen.

So fanden wir in den Architekten Frenz + Frenz, Bremen in Verbindung mit dem Softwarehaus fischersoft®, ebenfalls Bremen, die Partner für die gemeinsame Umsetzung des oben beschriebenen manuellen Systems in ein Excel 4.0 - Makroprogramm. Einfache Bedienung, wenig Vorkenntnisse und geringe Hardwarevorraussetzungen führen zu einer einfachen Anwendung auch bei kleineren und größeren Bauvorhaben. Zudem ist die bereits einige Jahre zurückliegende Einführung der Muster 22 bis 24 in den Finanzbauverwaltungen des Bundes vorteilhaft, da die grundlegenden Abläufe allen damit befaßten Mitarbeitern schon vertraut sind.

In der Bund-Länder-Arbeitsgruppe ISYBau wird zwar derzeit ein mächtiges Werkzeug zur Kostenplanung und Kostenkontrolle bereitgestellt und auch weiter entwickelt - gleichwohl trifft die von uns initiierte und gemeinsam betriebene Entwicklung in eine Marktlücke für einfache und schnell installierbare Hilfsmittel, die ohne weitreichende Systemvorraussetzungen auskommen. So genügen Rechner im Industriestandard mit 386ger Prozessoren, das Betriebssystem MS-DOS mit Windows 3.1, Excel 4.0 und ca. 4 MByte Hauptspeicher onboard.

4. DV-bedingte Verfahrenserleichterungen und Vorteile
Im Muster 22 werden zahlreiche Hilfen für das Umschlüsselungsverfahren geboten: Eine Kostenordnung kann hinterlegt werden, die Umsetzung der Beträge erfolgt nach Abschluß der Zuordnung auf Betätigung eines Schaltbuttons hin, wobei die Summenbildung ebenfalls automatisiert erfolgt. Alle allgemeinen Daten und das Budget der Kostenkontrolleinheit werden dann an das Leerblankett für das auftragsbezogene Muster 23 weitergegeben, welches für alle Aufträge = Kostenkontrolleinheiten automatisch erzeugt wird. Im Muster 23 werden die Aufsummierungen nach jeder Eintragung automatisch fortgeschrieben und Falschbuchungen durch Systemkontrollen abgefangen. Die Zusammenstellung des Muster 24 erfolgt letztlich vollautomatisch, so daß keine manuellen Tätigkeiten für einen jederzeit aktuellen Kostenstand des Projektes mehr erforderlich sind.

5. Ausblick
Der bremischen Bauverwaltung steht das Programm in der Version "KoCon-light" zur Verfügung, das heißt, es fehlen z.B. die Zusatztools wie Kostenermittlung nach DIN 276 als vorintegrierter Bestandteil, statistische Auswertungen und einiges andere mehr. Die vetraglichen Regelungen besagen aber, daß das Programm vom Hochbauamt und den sonstigen Ämtern der bauenden Verwaltungen in Bremen einschließlich deren freischaffenden Partnern für bremische Vorhaben kostenfrei genutzt werden kann. Außerhalb dieses Nutzungskreises ist das Programm selbstverständlich kommerziell erhältlich - insbesondere auch in der erweiterten Version KoCon®-Plus.

Dort sind, nachdem starkes überregionales Interesse verzeichnet werden kann, noch zahlreiche Erweiterungen des Verfahrens - wie z.B. Honorarberechnung für Architekten und Ingenieure in online Verbindung (bidirektionaler dynamischer Datenaustausch) zu den anrechenbaren Baukosten der DIN 276 verfügbar.

Weitere Zusatzmodule wie "Bauausgabenbuch" und "Abschlagsauszahlungsbuch" zur Steuerung der Mittelabflüsse und Sicherheitseinbehalte sind kurzfristig erhältlich.

Schnittstellen zum Import der relevanten Daten aus allen gängigen AVA-Programmen sind entweder vorhanden oder können auf Wunsch erstellt werden.

So hat sich eine "public private partnership" zum beiderseitigen Nutzen bewährt und ein neues Produkt auf dem Markt durchgesetzt.

Falko von Strauß und Torney

Leiter des Hochbauamts der Freien Hansestadt Bremen

Erweiterte Kostenkontrolle mit KoCon-PLUS

aus Computer Spezial III/95

Wie benutzerfreundlich und einfach Kostenkontrolle in der Anwendung sein kann, erfährt man durch den Gebrauch von KoCon®-Plus einem Zusatzprogramm für die Tabellenkalkulation EXCEL unter WINDOWS.

Dieses auf Basis einer auftragnehmerbezogenen Kostenkontrolle nach RBBau (Richtlinien für die Planung und Durchführung von Baumaßnahmen des Bundes im Zuständigkeitsbereich der Finanzbauverwaltungen ) arbeitende Programm nimmt für den Baubeteiligten viele wichtige Kontrollfunktionen wahr und stellt durch seinen reichhaltigen Funktionsumfang alle wesentlichen Informationen schnell und übersichtlich zur Verfügung.

KoCon-PLUS in der Praxis

KoCon-Plus 3.0 gliedert sich in Kostenplanung - als intelligentes Formblatt nach DIN 276 in der Fassung 4.81 oder 6.93 - sowie Kostenkontrolle durch Umgliederung der bauteilorientierten DIN 276 zu Kostenkontrolleinheiten

Wir konnten feststellen, daß in die jetzt vorliegende 3. Programmversion von KoCon-Plus zahlreiche Anregungen aus der Anwenderpraxis und die unbestreitbaren Vorteile von Excel 5.0 eingeflossen sind.

Dies wird sowohl in der adäquaten Funktionalität, als auch in der übersichtlichen Arbeitsmappenstruktur - welche zu jeder Zeit eine rasche Einsicht in alle Stufen der Kostenplanung oder Kostenkontrolle erlaubt - deutlich. Leidige Aufgaben im Bereich der Baubuchhaltung, wie das Führen des "Bauausgabenbuches" (als chronologische Auflistung aller Ausgaben), des "Abschlagsauszahlungenbuches" (Überblick aller Zahlungen an einen Auftragnehmer) sowie des "Sicherheitsleistungsbuches" (Auflistung aller Einbehalte bzw. Bankbürgschaften) werden durch KoCon-Plus automatisch erledigt und stehen jederzeit in aktueller Fassung per Menübefehl bereit.

(Abb. 1).

Bei langjährigen Projekten oder zur Erstellung der Kostenfeststellung mit Nettobeträgen steht die Möglichkeit des Eintrags des Mehrwertsteuersatzes jedes einzelnen Buchungsvorganges bereit. Per Menübefehl kann die gesamte Kostenkontrolle von Brutto- auf Nettobeträge umgestellt werden.

Eine der schwierigen Aufgaben zum Abschluß eines jeden Projektes ist die Aufstellung der Kostenfeststellung nach DIN 276 aus den tatsächlich entstandenen Kosten.

Hierzu bietet KoCon-Plus mit der Rückführung der Daten aus "Muster 24" zur Kostenfeststellung nach DIN 276 ein geeignetes Instrument an. Hält man eine gewisse Struktur bei der Vergabe der Kostenkontrolleinheiten ein (möglichst große Differenzierung, Zusammenfassung gleichartiger Leistungen) so kann im dialoggeführten Programmablauf innerhalb kürzester Zeit eine Kostenfeststellung nach DIN 276, gewichtet nach prozentualer Verteilung oder auch exakt spezifiziert, erstellt werden.

(Abb. 2).

Der Ausdruck aller oder einzelner Arbeitsblätter ist durch ein Dialogfeld mit einstellbaren Optionen wesentlich vereinfacht worden. Einmal gewählte Einstellungen lassen sich jederzeit wieder aufrufen. Der Druckprozeß läuft, bei entsprechender Speicherausstattung, weitestgehend im Hintergrund ab.

Im Terminplaner werden in der neuen Version mehrere Ausführungsabschnitte der einzelnen Leistungen unterstützt und entsprechend den Eintragungen in "Muster 22" in einen geteilten Balkenplan umgesetzt.

Bauteilorientierte Kostenberechnung

Dem Wunsch nach Integration einer Preisdatenbank sowie einer bauteilbezogenen Kostenberechnung wird die Software durch den Programmteil "KoCon®-KoBe" gerecht. Mit der Programmerweiterung KoBe steht dem zur Anwendung der DIN 276 verpflichteten Architekten ein Instrument zur Verfügung, mit welchem in einfacher, dialoggeführter Arbeitsweise eine Raum - Bauteil - orientierte Kostenschätzung oder -berechnung erstellt werden kann. Das Bauvorhaben wird in Form einer Projektmappe in einer Excel 5.0 Arbeitsmappe angelegt und verwaltet. Je Raum wird ein Arbeitsblatt mit allen notwendigen Bauteilbezeichnungen angelegt.

(Abb. 3).

Im Anschluß werden durch auswählen und positionieren (vergleichbar dem drag and drop-Verfahren) die entsprechenden bürospezifischen Leistungskurztexte mit Mengeneinheit und Einheitspreis, in die jeweiligen Bauteile eingefügt.

(Abb. 4)

Aus den so entstandenen und mit Mengen versehenen Datensätzen, kann jederzeit eine Gewerkeauflistung und -zusammenfassung generiert werden. Müssen im Laufe der Projektfortschreibung einzelne Positionen geändert werden, so dient die Gewerkeauflistung mit ihren speziellen Filterfunktionen der schnellen Veränderbarkeit einzelner Positionen, und deren Rückführung in die jeweiligen Raumbauteile. Die Gewerkezusammenfassung stellt eine Arbeitsgrundlage für die Ausschreibung sowie die Anbindung an die Kostenkontrolle mit KoCon-Plus dar.

Eine Lücke in der Funktionsvielfalt stellt vielleicht das Fehlen von budget- oder kontenbezogener Buchungmöglichkeit von Aufträgen und Zahlungen dar. Wie fischersoft auf Anfrage mitteilte wird an diesem Punkt jedoch bereits gearbeitet. Die entsprechende Funktionserweiterung soll Anwendern, ebenso wie die Option der periodenorientierten Auswertung von Aufträgen und Zahlungen aus "Muster 23 und 24", in der Folgeversion zur Verfügung stehen.

Dipl. Ing. Volker Borchers - Architekt BDA

(TBB Architekten - W. TURK • V. BORCHERS • R. BURCKHARDT - Bremen)

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:

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Zuletzt geändert am: 25. February 2009